Artículo 3

(Definiciones). a. Ciclo de vida de los documentos: periodo de tiempo del documento desde su identificación como evidencia de las actividades de una entidad que los crea y/o administra, siendo un activo de información. En cada periodo se realizan acciones específicas para proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad, usabilidad y acceso. Los procesos para la creación, captura y gestión de documentos en formatos digitales incluyen la clasificación e indización, control de acceso, almacenamiento, uso y reutilización, migración y disposición de documentos en formatos digitales u otros. b. Conservación: proceso preventivo y/o correctivo con acciones encaminadas a mantener la estabilidad de los medios de almacenamiento en los que se soportan los documentos en formatos digitales y su entorno físico. c. Digitalización: proceso tecnológico de convertir documentos en soporte no electrónico a un formato digital, o la transformación de un documento u otro objeto digital de un formato, o versión de formato, a otro; para su conservación durante todo el ciclo de vida y destinado a la consulta, actuación y difusión de la información. d. Eliminación: proceso de destrucción integral de documentos en formatos digitales como consecuencia de la disposición resultante de la evaluación documental, sin posibilidad de reconstrucción. e. Esquema de metadatos: plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, generalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión y específicamente respecto a la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores. f. Metadatos para la gestión de documentos: información estructurada o semi-estructurada que permite la creación, captura, clasificación e indización, control de acceso, almacenamiento, uso y reutilización, migración y disposición de los documentos en formatos digitales a lo largo del tiempo y entre distintos dominios. g. Preservación digital: conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger su contenido intelectual por el tiempo que se considere necesario. h. Captura: proceso de incorporación del documento digital, nativo digital o digitalizado, al sistema de gestión de documentos digitales, de acuerdo con lo que disponga cada Entidad conforme con la normativa vigente. i. Trazabilidad: capacidad para reconstruir el historial de la utilización o la localización de un documento mediante una identificación registrada durante el ciclo de vida.